Séjour scolaire : nos conditions particulières de vente

Séjour scolaire et voyage scolaire sur mesure avec Acte Challenge :  nos conditions particulières de vente :

Acte Challenge Educational Services voyage scolaire acte challenge Séjour scolaire logoest immatriculé auprès d’ATOUT France au registre des opérateurs de voyages et de séjours sous le numéro IM075100208.
La Garantie financière illimitée est assurée par l’APST (Association Professionnelle de Solidarité du Tourisme, 15 avenue Carnot – 75017 Paris ).

L’Assurance de responsabilité civile professionnelle est souscrite auprès de : AVIVA ASSURANCE, 92270 Bois- Colombes, France.
Acte-Challenge Educational Services est membre de l’OFFICE National de garantie des séjours et stages linguistiques. Acte-Challenge s’engage à respecter les termes du Contrat Qualité de l’Office national de garantie des séjours linguistiques et éducatifs, élaboré avec les principales fédérations de parents d’élèves et des associations de consommateurs agrées. L’Office bénéficie du soutien du Ministère chargé de la Jeunesse.

INSCRIPTION.  Lorsque la proposition d’un séjour scolaire est acceptée, un contrat est établi en deux exemplaires. L’inscription d’un voyage devient effective à la réception du contrat de voyage, soigneusement complété et signé par le chef d’établissement et le responsable du voyage, accompagné d’un versement d’arrhes. Les prestations du voyage ne sont réservées qu’à réception du contrat et d’un acompte.

CONDITIONS DE PAIEMENT. Un échéancier indiquera les dates des divers versements.
30% à la signature du contrat (70% en cas d’inscription 2 mois avant le départ)
40% 2 mois avant le départ
Le solde de 30 % est dû au plus tard à la remise des documents permettant la réalisation du séjour selon la loi N°92-645 du 13 juillet 1992 et décret d’application n°94-490 du 15 juin 1994. Chaque versement fera l’objet d’un accusé de réception indiquant clairement le solde à devoir suivant le calendrier établi. Chaque versement devant être établi en un seul chèque pour la totalité de votre groupe ou par transfert bancaire.

LES TARIFS mentionnés dans cette brochure sont établis sur la base de 53 participants payants, dont 49 élèves et 4 accompagnateurs et valables, selon la destination, entre le 01/09/2018 et le 05/07/2019. Les prix de nos forfaits sont garantis à la signature du contrat et restent fixes même en cas de changements tarifaires des visites, de hausses du prix des carburants et de fluctuations des taux de change (hors taxe aéroport et surcharge carburant, sujettes à modification jusqu’au paiement du solde du séjour). Les prix de notre brochure sont valables du 01/09/2017 au 30/06/2018. Pour les groupes dont l’effectif est plus ou moins important, nous élaborons un devis sur demande (20 élèves minimum).
Pour tout élève âgé de plus de 18 ans, séjournant en famille-hôtesse, un supplément est applicable. Son montant varie selon les pays et la durée du séjour.

RÉDUCTIONS/AIDES
– « Basse saison » : de façon générale, et selon la destination, pour les départs avant le 1 mars 2019,
 des conditions tarifaires préférentielles seront appliquées dans nos devis.
– « Plusieurs voyages » de 120€. A partir de deux voyages scolaires (3 nuits sur place minimum chacun) organisés par nos soins pour votre établissement au cours de l’année 2018-2019, vous bénéficiez d’une réduction de 120€ sur le montant total de chaque séjour.

RÉGIE D’AVANCE. Les droits d’entrée des sites visités ainsi que les visites guidées mentionnées en gras dans les programmes sont systématiquement inclus dans nos forfaits. Cependant, il arrive parfois (notamment en Italie) que le paiement des entrées ne puisse se faire autrement qu’en espèces sur place au guichet (certains sites n’acceptant ni les « bons d’échange », ni les paiements anticipés par virement bancaire). Face à cette situation, nous retirons le montant de(s) la visite(s) de la facture de solde et l’établissement fait instaurer une régie d’avances temporaire pour assurer les paiements sur place par le professeur.

ASSURANCES. ACTE-CHALLENGE souscrit une assurance responsabilité civile et une assurance maladie, accident et rapatriement pour les élèves et accompagnateurs. Ces assurances sont comprises dans nos forfaits.

ANNULATIONS. Toute annulation d’un participant -non remplacé par un autre élève- augmentant le coût du séjour par élève (autocar, traversée maritime, honoraires des guides, visites et autres prestataires), entraîne une révision des conditions pour l’ensemble du groupe. Toute annulation d’un participant intervenant :
-moins de 21 jours avant le départ: a) -le participant est remplacé: aucune retenue. b) -le participant n’est pas remplacé: une retenue de 60% du montant du séjour/voyage.
-moins de 15 jours avant le départ: a) -le participant est remplacé: retenue de 20€. b) -le participant n’est pas remplacé: retenue de 80% du prix du séjour/voyage.
-moins de 7 jours avant le départ: a) -le participant est remplacé: retenue de 25€. b) -le participant n’est pas remplacé: retenue de 100% du prix du séjour/voyage.
L’annulation du groupe dans sa totalité survenant :
– jusqu’à 12 semaines avant le départ entraîne une retenue de 28 € par personne.
– moins de douze semaines avant le départ entraîne une retenue de 20% par personne.
– moins de huit semaines avant le départ entraîne une retenue de 30% par personne.
– moins de six semaines avant le départ entraîne une retenue de 40% par personne.
– moins de quatre semaines avant le départ entraîne une retenue de 60% par personne.
– moins de 7 jours ouvrables avant le départ entraîne une retenue de 100% du prix du séjour par personne, tous les frais ayant alors été engagés (transport, traversées maritimes, hébergement, frais de visites).
L’annulation ne sera prise en compte qu’à réception d’un écrit mentionnant celle-ci le jour même par mail ou fax. Le montant de la retenue en dépendra.

ASSURANCE ANNULATION. ACTE-CHALLENGE propose une assurance annulation facultative qui couvre le remboursement des sommes versées en cas de désistement suite à un accident ou maladie grave du participant, ou du décès d’un proche parent. Nous proposons également une assurance annulation MULTIRISQUE couvrant le remboursement en cas d’annulation à la suite d’un attentat ou/et d’un acte de terrorisme. Cette assurance doit être souscrite et réglée pour l’ensemble du groupe lors de l’inscription/confirmation du séjour. Une franchise demeure à la charge du participant en cas d’annulation comme indiqué dans le devis et le contrat de voyage.
Sous toute réserve de prise en charge par la compagnie d’assurance et afin de poursuivre efficacement la gestion de dossier de remboursement il appartient à l’établissement scolaire de nous adresser les éléments suivants (formulaires fournis par ACTE-CHALLENGE) :
-la demande de remboursement complétée,
-l’original de la fiche de renseignements médicaux, complétée par le médecin traitant,
-les autres éléments médicaux susceptibles de compléter le questionnaire médical (ordonnances, copies de compte-rendu d’examens ou d’hospitalisation).
En cas de désir de garder le secret médical, les documents peuvent être envoyés par courrier sous pli cacheté à l’attention du Médecin Conseil de la Compagnie. ACTE-CHALLENGE s’engage à les faire suivre sans les ouvrir.

TRANSPORTS. Les transports aérien et ferroviaire font l’objet de conditions particulières de vente et d’annulation variables suivant les compagnies. Elles vous seront indiquées dans le devis et le contrat de voyage.

REALISATION DU PROGRAMME. Nos suggestions des programmes, présentées dans les devis, sont modifiables selon les objectifs pédagogiques et souhaits particuliers du responsable du projet.
Une fois validé, le déroulement du programme, peut être modifié en fonction des disponibilités des sites, monuments et musées au moment de la réservation. Cependant, toute annulation de prestations après signature du contrat entraînera des frais de gestion de 30 euros par prestation et la facturation des frais retenus par le prestataire. En vue de la bonne réalisation du programme, nous demandons différents documents au responsable du groupe : listes à compléter avec les noms des participants, l’âge, et les contacts téléphoniques d’un parent, modèles de lettres à reproduire sur papier à en-tête de l’établissement pour obtenir la gratuité ou tarif réduit aux visites, liste des allergies médicalement constatées. Tous ces documents doivent nous être retournés dans les meilleurs délais et au plus tard deux mois avant le départ.

MODIFICATIONS DURANT LE SÉJOUR. Sauf accord préalable le programme ne peut être modifié durant le séjour scolaire et les frais de ces modifications éventuelles seraient à la charge du groupe. Les prestations prévues au programme et non obtenues du fait de ces modifications ne pourraient donner lieu à un remboursement. Si par suite d’impératifs indépendants de notre volonté ou en cas de force majeure, nous devions modifier l’ordre des excursions ou visites durant le déroulement du séjour sans que cela entraîne la suppression des prestations prévues au programme, ces modifications ne donneraient lieu à aucun dédommagement.

LES ALLERGIES ALIMENTAIRES. Les régimes alimentaires exigeant une cuisine particulière (repas sans gluten, sans arachides, sans viandes, etc.) impliqueront un supplément de 3,50 € à 6,00 € par personne et par jour (selon la destination).

RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISATEUR. Acte-Challenge ne saurait être impliqué dans les cas de force majeure: grèves, conflits, changements d’horaires du mode de transport dus à des difficultés imprévisibles ou la fermeture imprévue des monuments ou sites visités. Dans le cas d’une annulation du séjour par Acte-Challenge due à un cas de force majeure, Acte-Challenge rembourse les sommes versées se libérant de tout engagement sans donner lieu à aucun dédommagement. Les dégradations éventuelles commises par les élèves dans les familles hôtesses restent à la charge des élèves, de leurs parents ou de l’établissement scolaire.

AUTORISATION ET FORMALITÉS ADMINISTRATIVES. Le chef d’établissement doit demander à l’inspection d’Académie l’autorisation d’effectuer le voyage et l’autorisation d’absence pour les professeurs ou instituteurs accompagnateurs. Pour tout voyage à l’étranger les élèves mineurs doivent être en possession d’un passeport ou d’une carte d’identité. Le décret du 2 novembre 2016 rétablit l’autorisation de sortie de territoire. Depuis 15 janvier 2017 les nouvelles règles sont les suivantes : L’enfant qui voyage à l’étranger sans être accompagné de l’un de ses parents doit présenter les 3 documents suivants : Pièce d’identité du mineur (carte d’identité ou passeport en cours de validité), formulaire signé par l’un des parents titulaire de l’autorité parentale, photocopie du titre d’identité du parent signataire.
Si un participant (élève ou accompagnateur) n’était pas en possession des documents réglementaires, ACTE-CHALLENGE ne saurait être tenu pour responsable des conséquences (frais de retour suite à un refoulement aux frontières). De plus, il ne pourra prétendre à aucun remboursement ou dédommagement, soit par ACTE-CHALLENGE, soit par l’assurance annulation puisque celle-ci ne couvre pas ce genre de risque.

RÉCLAMATIONS. Toute réclamation doit être signalée pendant le séjour scolaire auprès de nos correspondants locaux afin qu’ils puissent y remédier au plus vite. L’éventuelle réclamation écrite doit être envoyée par lettre recommandée à Acte-Challenge dans les 30 jours suivant la date du retour. Les réclamations reçues après ce délai ne seront pas prises en compte. Après avoir saisi notre service après voyage et à défaut de réponse satisfaisante ou en absence de réponse dans un délai de 60 jours, le client peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur son site : www.mtv.travel

ACTE-CHALLENGE s’engage à fournir à l’établissement scolaire, au moins 10 jours avant la date de départ, toutes informations nécessaires au bon déroulement du séjour scolaire à l’exception des coordonnées des familles-hôtesses. Ces dernières sont communiquées par les responsables locaux 7 à 5 jours avant le départ.

La réservation d’un voyage et la signature du contrat correspondant impliquent l’acceptation de nos conditions particulières et générales.

 


Séjour scolaire : nos conditions générales de vente

Séjour Scolaire avec Acte Challenge : nos conditions générales de ventes reprennent les dispositions du code du Tourisme.

Extrait du code du Tourisme. Reproduction des dispositions des articles R211-3 à R211-11

Article R211-3 : Sous réserve des exclusions prévues aux a et b du deuxième alinéa de l’article L. 211-8, toute offre et toute vente de prestations de voyages ou de séjours donnent lieu à la remise de documents appropriés qui répondent aux règles définies par la présente section.

En cas de vente de titres de transport aérien ou de titres de transport sur ligne régulière non accompagnée de prestations liées à ces transports, le vendeur délivre à l’acheteur un ou plusieurs billets de passage pour la totalité du voyage, émis par le transporteur ou sous sa responsabilité. Dans le cas de transport à la demande, le nom et l’adresse du transporteur, pour le compte duquel les billets sont émis, doivent être mentionnés.

La facturation séparée des divers éléments d’un même forfait touristique ne soustrait pas le vendeur aux obligations qui lui sont faites par les dispositions réglementaires de la présente section.

Article R211-4 : Préalablement à la conclusion du contrat et sur la base d’un support écrit, portant sa raison sociale, son adresse et l’indication de son autorisation administrative d’exercice, le vendeur doit communiquer au consommateur les informations sur les prix, les dates et les autres éléments constitutifs des prestations fournies à l’occasion du voyage ou du séjour tels que :

  1. La destination, les moyens, les caractéristiques et les catégories de transports utilisés ;
  2. Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son homologation et son classement touristique correspondant à la réglementation ou aux usages du pays d’accueil;
  3. Les repas fournis ;
  4. La description de l’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
  5. Les formalités administratives et sanitaires à accomplir en cas, notamment, de franchissement des frontières ainsi que leurs délais d’accomplissement ;
  6. Les visites, excursions et les autres services inclus dans le forfait ou éventuellement disponibles moyennant un supplément de prix ;
  7. La taille minimale ou maximale du groupe permettant la réalisation du voyage ou du séjour ainsi que, si la réalisation du voyage ou du séjour est subordonnée à un nombre minimal de participants, la date limite d’information du consommateur en cas d’annulation du voyage ou du séjour ; cette date ne peut être fixée à moins de vingt et un jours avant le départ ;
  8. Le montant ou le pourcentage du prix à verser à titre d’acompte à la conclusion du contrat ainsi que le calendrier de paiement du solde ;
  9. Les modalités de révision des prix telles que prévues par le contrat en application de l’article R. 211-8 ;
  10. Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
  11. Les conditions d’annulation définies aux articles R. 211-9, R. 211-10 et R. 211-11 ;
  12. Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties souscrites au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle des agents de voyages et de la responsabilité civile des associations et organismes sans but lucratif et des organismes locaux de tourisme ;
  13. L’information concernant la souscription facultative d’un contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation ou d’un contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ;
  14. Lorsque le contrat comporte des prestations de transport aérien, l’information, pour chaque tronçon de vol, prévue aux articles R. 211-15 à R. 211-18.

Article R211-5 : L’information préalable faite au consommateur engage le vendeur, à moins que dans celle-ci le vendeur ne se soit réservé expressément le droit d’en modifier certains éléments. Le vendeur doit, dans ce cas, indiquer clairement dans quelle mesure cette modification peut intervenir et sur quel éléments. En tout état de cause, les modifications apportées à l’information préalable doivent être communiquées par écrit au consommateur avant la conclusion du contrat.

Article R211-6 : Le contrat conclu entre le vendeur et l’acheteur doit être écrit, établi en double exemplaire dont l’un est remis à l’acheteur, et signé par les deux parties. Il doit comporter les clauses suivantes :

  1. Le nom et l’adresse du vendeur, de son garant et de son assureur ainsi que le nom et l’adresse de l’organisateur ;
  2. La destination ou les destinations du voyage et, en cas de séjour fractionné, les différentes périodes et leurs dates ;
  3. Les moyens, les caractéristiques et les catégories des transports utilisés, les dates, heures et lieux de départ et de retour ;
  4. Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques et son classement touristique en vertu des réglementations ou des usages du pays d’accueil ;
  5. Le nombre de repas fournis ;
  6. L’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
  7. Les visites, les excursions ou autres services inclus dans le prix total du voyage ou du séjour ;
  8. Le prix total des prestations facturées ainsi que l’indication de toute révision éventuelle de cette facturation en vertu des dispositions de l’article R. 211-8 ;
  9. L’indication, s’il y a lieu, des redevances ou taxes afférentes à certains services telles que taxes d’atterrissage, de débarquement ou d’embarquement dans les ports et aéroports, taxes de séjour lorsqu’elles ne sont pas incluses dans le prix de la ou des prestations fournies ;
  10. Le calendrier et les modalités de paiement du prix ; le dernier versement effectué par l’acheteur ne peut être inférieur à 30 % du prix du voyage ou du séjour et doit être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour ;
  11. Les conditions particulières demandées par l’acheteur et acceptées par le vendeur ;
  12. Les modalités selon lesquelles l’acheteur peut saisir le vendeur d’une réclamation pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat, réclamation qui doit être adressée dans les meilleurs délais, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au vendeur, et, le cas échéant, signalée par écrit, à l’organisateur du voyage et au prestataire de services concernés ;
  13. La date limite d’information de l’acheteur en cas d’annulation du voyage ou du séjour par le vendeur dans le cas où la réalisation du voyage ou du séjour est liée à un nombre minimal de participants, conformément aux dispositions du 7° de l’article R. 211-4 ;
  14. Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
  15. Les conditions d’annulation prévues aux articles R. 211-9, R. 211-10 et R. 211-11 ;
  16. Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle du vendeur ;
  17. Les indications concernant le contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation souscrit par l’acheteur (numéro de police et nom de l’assureur) ainsi que celles concernant le contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ; dans ce cas, le vendeur doit remettre à l’acheteur un document précisant au minimum les risques couverts et les risques exclus ;
  18. La date limite d’information du vendeur en cas de cession du contrat par l’acheteur ;
  19. L’engagement de fournir, par écrit, à l’acheteur, au moins dix jours avant la date prévue pour son départ, les informations suivantes :
    a) Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la représentation locale du vendeur ou, à défaut, les noms, adresses et numéros de téléphone des organismes locaux susceptibles d’aider le consommateur en cas de difficulté ou, à défaut, le numéro d’appel permettant d’établir de toute urgence un contact avec le vendeur ;
    b) Pour les voyages et séjours de mineurs à l’étranger, un numéro de téléphone et une adresse permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou le responsable sur place de son séjour ;
  20. La clause de résiliation et de remboursement sans pénalités des sommes versées par l’acheteur en cas de non-respect de l’obligation d’information prévue au 13° de l’article R. 211-4.

Article R211-7 : L’acheteur peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer le voyage ou le séjour, tant que ce contrat n’a produit aucun effet. Sauf stipulation plus favorable au cédant, celui-ci est tenu d’informer le vendeur de sa décision par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au plus tard sept jours avant le début du voyage. Lorsqu’il s’agit d’une croisière, ce délai est porté à quinze jours. Cette cession n’est soumise, en aucun cas, à une autorisation préalable du vendeur.

Article R211-8 : Lorsque le contrat comporte une possibilité expresse de révision du prix, dans les limites prévues à l’article L.211-12, il doit mentionner les modalités précises de calcul, tant à la hausse qu’à la baisse, des variations des prix, et notamment le montant des frais de transport et taxes y afférentes, la ou les devises qui peuvent avoir une incidence sur le prix du voyage ou du séjour, la part du prix à laquelle s’applique la variation, le cours de la ou des devises retenu comme référence lors de l’établissement du prix figurant au contrat.

Article R211-9 : Lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve contraint d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat telle qu’une hausse significative du prix et lorsqu’il méconnaît l’obligation d’information mentionnée au 13° de l’article R. 211-4, l’acheteur peut, sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par le vendeur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception :

  • soit résilier son contrat et obtenir sans pénalité le remboursement immédiat des sommes versées
  • soit accepter la modification ou le voyage de substitution proposé par le vendeur ; un avenant au contrat précisant les modifications apportées est alors signé par les parties ; toute diminution de prix vient en déduction des sommes restant éventuellement dues par l’acheteur et, si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop-perçu doit lui être restitué avant la date de son départ.

Article R211-10 : Dans le cas prévu à l’article L. 211-14, lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l’acheteur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ; l’acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées ; l’acheteur reçoit, dans ce cas, une indemnité au moins égale à la pénalité qu’il aurait supportée si l’annulation était intervenue de son fait à cette date.

Les dispositions du présent article ne font en aucun cas obstacle à la conclusion d’un accord amiable ayant pour objet l’acceptation, par l’acheteur, d’un voyage ou séjour de substitution proposé par le vendeur.

Article R211-11 : Lorsque, après le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve dans l’impossibilité de fournir une part prépondérante des services prévus au contrat représentant un pourcentage non négligeable du prix honoré par l’acheteur, le vendeur doit immédiatement prendre les dispositions suivantes sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis :

  • soit proposer des prestations en remplacement des prestations prévues en supportant éventuellement tout supplément de prix et, si les prestations acceptées par l’acheteur sont de qualité inférieure, le vendeur doit lui rembourser, dès son retour, la différence de prix ;
  • soit, s’il ne peut proposer aucune prestation de remplacement ou si celles-ci sont refusées par l’acheteur pour des motifs valables, fournir à l’acheteur, sans supplément de prix, des titres de transport pour assurer son retour dans des conditions pouvant être jugées équivalentes vers le lieu de départ ou vers un autre lieu accepté par les deux parties.
    Les dispositions du présent article sont applicables en cas de non-respect de l’obligation prévue au 13° de l’article R211-4.